文書情報マネジメントの関連システム

3.1 紙文書ファイリングと電子ファイリング

 ファイリングとは、「文書を整理して利用し易いように保管する」ことであり、紙文書として保管する場合や電子化文書・電子文書として保管する場合においても、効果的なファイリング・システムの構築により、以下のようなメリットを得ることができる。

  1. 文書検索時間の短縮
    大量の文書の中から必要な文書をスピーディに探すことができる。
  2. 保管スペースの削減
    保管期間を過ぎた文書や重複保管している文書を廃棄し、スペースを削減することができる。
  3. 情報の共有化
    文書をファイリングすることにより、情報の共有化を図ることができる。
  4. 文書管理ルールの標準化
    文書のファイリングに際し、文書の分類基準,保管期間・廃棄基準,アクセス権限等、管理ルールを明確にすることにより業務の標準化を図ることができる。

3.1.1 紙文書のファイリング

 文書を紙で保管する場合、文書管理台帳として“インデックス情報と保管場所”を台帳管理する。この文書管理台帳は検索容易性の面から電子化する場合が多い。
一般的な文書管理台帳は以下のような項目をもつ。

  1. 文書分類
  2. 文書名
  3. 文書保管ロケーション
  4. 文書キャビネット名
  5. 文書フォルダ名
  6. 作成者(部門)
  7. 作成日
  8. 保管期間
  9. 保管期間満了日
  10. 保管期間満了時の措置
  11. 管理担当部門
  12. 備考

 紙文書のファイリングにおけるキャビネット名やフォルダ名の設定方法など、大分類、中分類、小分類の考え方は、電子ファイリング・システムにおける文書イメージ保管でも、引き継がれており、文書情報を検索性、効率性から考えた分類方法をとる電子ファイリング・システムも多くある。

3.1.2 電子ファイリング・システム

 電子化文書および電子文書をサーバに登録し、インデックス情報をデータベースで管理する。電子ファイリング・システムの導入により、更に以下のようなメリットを得ることができる。

  1. ネットワークにより、遠隔地でも即座に文書を検索できる。
  2. アクセス権限の設定とログ情報により、セキュアな環境を構築できる。
  3. 紙文書の廃棄により保管スペースを大幅に削減できる(e文書法等への適切な対応は必要)。
  4. 廃棄基準に従い、システムで自動的な廃棄処理を行うことができる。

 なお、紙文書と電子化文書、電子文書が混在する場合は原票ファイリングと電子ファイリング機能をあわせ持つファイリング・システムを構築することとなる。

3.2 ナレッジ・マネジメント・システム

 ナレッジ・マネジメントとは企業などの組織で、その共有資産としての“知識”の発見、蓄積、交換、共有、創造、活用を行うプロセスを体系的な形でマネジメントすること、又は、そうした知識の創造・活用の仕組みを業務プロセスの中に組み込み、生み出された知識を製品やサービス、ビジネス・プロセスの革新に具現化することで組織全体の競争力強化を目指す手法のことをいう。

 ナレッジ・マネジメント(KM: Knowledge Management)は、データ化された種々の情報の集合体から、ビジネスや学術に役立つ知識を抽出するための管理プロセスや、それを実現するアプリケーションを指している。ナレッジマネジメント(KM)では、知識を「暗黙知」と「形式知」という2種類に分類する。

 暗黙知とは、いわゆる「職人のノウハウ」と呼ばれるもので個人の中に蓄積された知識や専門的ノウハウで、形式知は誰もが知っている、又は参照できるマニュアルなどに体系化された知識のことを示す。暗黙知と形式知を相互に関連付け、専門的で高度な情報活用に利活用するための管理プロセスを提供するシステムがナレッジ・マネジメント・システムである。ナレッジ・マネジメント・システムは組織の共有資産としての知識(暗黙知と形式知)の発見、蓄積、交換、共有、創造、活用を行うプロセスを体系的にマネジメントすることを目的としたシステムである。

3.3 コンテンツ・マネジメント・システム(コンテンツ管理システム)

 オフィス文書などのテキストや文書イメージ、グラフィックや音声などのさまざまなデジタル・コンテンツを収集、登録して統合的に管理し、更新・配信する仕組み、またはそれを実現するソフトウェアを総称して、コンテンツ・マネジメント・システム(コンテンツ管理システム)という。 企業内のビジネス文書の管理を行うドキュメント・マネジメント・システム、企業の情報ポータル、CRM、EC(電子商取引)サイトなどと連携するシステム、インターネット経由で広く情報発信するためのWEBサイトのコンテンツを管理するWEBコンテンツ・マネジメント・システム、情報資産を管理するアセット・マネジメント・システムなども含まれる。

3.4 ドキュメント・マネジメント・システム

 ドキュメント・マネジメント・システムとは、狭義では紙ベースの文書・書類をドキュメント・スキャナによりイメージ入力し、検索用インデックス情報の入力、最適なストレージ装置への記録、文書のライフサイクル管理などを行い、必要なときに迅速に該当文書イメージを検索・表示することのできるシステムである。

 いわゆる電子化文書(紙文書をイメージ化した文書)を管理するための文書管理システムから、それらの紙の流れを管理し、ビジネス・プロセスをネットワーク上で実現する大規模なワークフロー・システムまでを含んでいる。
 近年は、PCによる文書作成、WEBサイトからの情報など、文書情報と呼ばれる各種デジタル・コンテンツを管理するコンテンツ・マネジメント・システムの中の一形態としてシステム又はソリューションが提供されおり、数十万円程度のPCベースのファイリング機能を提供する安価なシステムから、総数20億枚にいたる膨大なドキュメントを管理できる大規模なエンタープライズ・レベルのソリューションまで数多くの製品がリリースされている。

3.5 レコード・マネジメント・システム

 一般に情報を可視可能な文書形式で記述した内容や帳票イメージを「文書(Documents)」と呼ぶ。一方「記録(Records)」は、ホスト・コンピュータに記録された数値や文書情報のメタデータ(タイトル、作成者、入手先、改訂履歴、開示制限、分類・キーワード、保存場所、保存形態、保存期間、廃棄時期等の管理情報)等をいう。

 レコード・マネジメントでは、業務遂行上で発生又は入手した情報を様々な記録媒体(紙・ハードディスク・フロッピーディスク・マイクロフィルム・テープ等)に記録し、その作成・入手から処理、配布、保管、保存、廃棄にいたるライフサイクル毎に、一定のルールや規則に基づいてトータルに管理・運用する仕組みをいう。このため、広義の意味ではドキュメント・マネジメント・システムやコンテンツ・マネジメント・システムもレコード・マネジメントの概念に含まれる。

文書と記録

3.6 COLD

 旧来はストックフォームにラインプリンタで出力していたホスト・コンピュータの処理データを、用紙の代わりにマイクロフィルム上にプリント(撮影)し、同時に帳票枠(フォーム)をオーバーレイする形式でアーカイブするCOM(Computer Output Microfilm)は、1970年代よりレコード・マネジメントの一形態として世界的なレベルで普及した。1980年代後半になり、マイクロフィルムの代わりに光磁気メディアを出力媒体として利用して、ホスト・コンピュータで処理された顧客情報や取引履歴などの情報を記録し、PC等で利用できる可能としたCOLD(Computer Output to Laser Disc = 電子帳票) 製品が台頭してきた。日本では電子帳票又は電子帳簿と呼ばれ、米国では現在もCOLDと称されている。
 1990年代後半には、ストレージメディアの多様化・低価格化とイントラネット及びインターネットの飛躍的な普及、さらに1998年7月から施行された電子帳簿保存法制定の追い風により金融機関など大量のホスト情報を管理する企業では、情報の電子帳票化が進んでいる。

3.7 ウェブ・コンテンツ・マネジメント

 インターネットの爆発的な普及により、WEBサイトは情報発信型からインターラクティブ型へと進化し、2000年代に入ってからは、企業にとってビジネスプロセスの要素となり、マーケットプレース(市場)として進化を続けている。WEBサイトが企業活動にとって重要な位置を占めるに伴い、WEBコンテンツの管理プロセス改善のためのコンテンツ管理ソリューションとしてWEBコンテンツ管理システム(WCM:WEB Contents Management)製品を導入する事例が増加している。
 WEBサイトの作成では、WEBコンテンツ作成プロセスの簡素化・迅速化が求められている。WEBサイトの管理では、コンテンツ自体を作成・保有するユーザとデザイン・制作を行なうWEBデザイナーとの協業作業の迅速化、公開情報としてあらゆるミスの回避、アップロードするコンテンツの承認プロセスの迅速化などが求められている、WEBサイトを構成するために必要な煩雑な運用プロセスをワークフロー機能を利用して、煩雑さと負荷を軽減するWEBコンテンツ管理システム(WCM)は、独立したソリューションとして成長を続けている。

  1. WEBマスター(管理者)の管理負担を軽減する機能
    プロジェクト管理、ユーザ管理、アクセス管理、協調してコンテンツ作成/更新する機能など
  2. コンテンツ管理機能
    一元管理/再利用/チェックイン・アウト/登録/履歴管理/スケジューラ(配信、公開)など
  3. 情報公開する迄の承認プロセス
  4. ワークフローによる管理機能
  5. データ破壊やヒューマンエラーを防止する機能、ロールバック機能
  6. テンプレート
  7. 他システムとの連携機能

これらのWCM機能を導入することにより、大規模なコンテンツ管理業務の迅速化、厳密化が高まり、WEBサイトの運営コストが大幅に軽減される。

3.8 Eメール管理システム

 Eメールは既にビジネス文書として認知されており、商取引などの企業活動に欠かせないツールとなっている。米国におけるSOX法(米国企業再生法)では、オフバランス取引(簿外取引)などで契約書を明確にする目的や購入依頼書を作成する目的で交換されたEメールは、取引レポートとして保存することが求められており、会計監査に関するドキュメントとして最低7年間の保存が求められている。
 Eメール管理システムは、これらの要求に応えるため、Eメールに特化した文書情報マネジメントとして開発され、一般にEメール・アーカイブ・システム(E-Mail Archive System)と呼ばれている。Eメール管理システムは、メールサーバに蓄積される全てのEメールを保存することで、内部統制等のコンプライアンスに対応しているため、スパムメール対策等はメールサーバに格納される前にメールフィルタリングソフトウェア等により駆除しておく必要がある。

電子メールアーカイブシステム

3.8.1 Eメール・アーカイブ・システムの一般的な機能

  1. ジャーナル・アーカイブ
    内部統制などコンプライアンスに対応し、組織で交換された全てのEメール本体(Eメール・アーカイブ・システムではジャーナルという)を保存し、監査時に添付ファイルを含む全文検索が行なえるよう、テキストを抽出してインデックスを作成する
  2. メール・ボックス・アーカイブ
    個々のメールボックスを対象とした保存とEメールのライフサイクル管理をポリシーに基づいて行なう。これをメールボックス・アーカイブといい、例えば退社した担当者の交換したメールを参照し、ビジネス案件の継続性を保つ等の目的で利用される。メールボックス・アーカイブは文書情報マネジメントに近く、個人別メールのライフサイクル管理が一元的に行なえる。
  3. メールサーバー容量の開放
    メールサーバの容量を開放する。日々増大するメールサーバからアーカイブサーバに移行し、メールサーバ自体のファイル容量を最適に保つ。クライアントからはメールサーバ上の個人のメールボックスとアーカイブされたメールボックスの内容を区別する必要がない。
  4. シングル・インスタンス
    ジャーナル・アーカイブ(添付ファイルを含むEメール本体のアーカイブ)を行なう場合に、複数の同一メールが存在したときは一通のみアーカイブする機能をシングル・インスタンスという。これにより重複するメールの保管を行なわないため、ファイル容量を削減することが可能となる。

3.9 バックアップとアーカイブ

3.9.1 情報のライフサイクルとアーカイブ

 典型的な情報のライフサイクルは、「発生(作成)」、「処理」、「保管」、「保存」、「廃棄」のフェーズからなる。

情報のライフサイクルのアーカイブ

 「処理」フェーズでは、情報の追加、変更などが行われ、正式な情報になった時点で「管理台帳」に登録され、「保管」フェーズに移行する。「保管」フェーズでは、活用を目的とし、参照速度を速くするため、通常ビット単価よりもアクセス速度を優先してストレージを選択する。「保存」フェーズでは、参照頻度は少なくなるので、参照速度の要求も緩やかになる。一方、定められた期間、情報を保持することが必要となる「保管」フェーズから「保存」フェーズへの移行では、情報をアクセス速度の速いストレージからより低価格ではあるがアクセス速度の遅いストレージに移行することを「アーカイブ」すると称している。この場合、移行元のストレージには元の情報は残らない。

3.9.2 バックアップとアーカイブ

 「バックアップ」とは、情報を無くさないこと、すなわち、「データ保全」を目的とし、現状情報を保管しているストレージから情報を別のストレージにコピーすることを指す。通常、コピー元のストレージよりも低価格なストレージを利用するが、同程度のストレージを用いてもよい。したがって、バックアップを行っても情報は元のストレージに残ったままである。
  アーカイブとバックアップの一番大きな差異は、情報を元のストレージに残すかどうかであり、バックアップは「データ保全」を目的とするのに対し、アーカイブは「保存コストの低減」を目的とする。したがって、アーカイブしたストレージに対しても、「データ保全」を行う場合は、バックアップが必要となる。

3.9.3 バックアップ&アーカイブ・システム・モデル

 典型的な情報システムを例に、図-9の「モデル1」、「モデル2」でバックアップ、アーカイブについて解説する。

 モデル1は、メタデータをDBで、そのコンテンツをファイル毎に管理する方式であり、モデル2メタデータ、コンテンツともにDB内で管理する方式である。モデル1の場合は、メタデータ、コンテンツ、操作ログのバックアップが必要であり、モデル2の場合は、メタデータ、コンテンツを含むDB、操作ログのバックアップが必要である。いずれの場合もアーカイブシステムは保管コスト低減のためのオプションとなる。

バックアップ&アーカイブ・システム

 通常のDBではオンラインバックアップ機能が備わっているため、バックアップの取得の際、システムを停止する必要がない。このため、モデル2はバックアップに際し、システム停止をする必要はないが、モデル1ではメータデータ(DB)とコンテンツ(ファイル)の同期を取るためにバックアップ時システムを一時的に停止する必要がある。

 バックアップ機器、媒体としては、磁気テープ装置/媒体が使かわれるケースが多いが、最近では磁気ディスクアレイが使用させるケースも増えている。アーカイブ機器/媒体については、光ディスク装置/媒体が多かったが、最近では低価格の磁気ディスクアレイを使用するケースも増えてきている。大量に情報がある場合は磁気テープ装置/媒体を使用することもある。

3.9.4 バックアップに関する留意点

 バックアップ・システムの導入検討、運用開始、運用にあたっては、以下の点に留意する必要がある。

  1. リストアテストの実施
    リストアテストを実施しないままシステム運用に入った場合、障害発生時、バックアップテープはあってもデータは戻せないという事態をまねくため、リストアテストは必ず実施する。これまでもさまざまな原因で、せっかく取得したバックアップテープが利用できなかった事例は多い。
  2. バックアップ運用時間の確保
    データ量が増えて行くにしたがって、バックアップに要する時間も増大してくる。最大保管容量、ファイル件数からバックアップ運用時間を割り出し、これを確保する必要がある。特に、ファイル件数が多かったり、多量のファイルを不適切なフォルダ構造で格納した場合にバックアップ時間が非常に増大するので、注意を要する。
  3. システム障害回復時間
    障害発生時にシステムを回復させるためにはリストアが必要となる。大量にデータがある場合、リストア時間も多くかかることになる。許容されるシステム障害回復許容時間をもとにリストアに許容される時間からバックアップ機器/媒体、方式などを選定していく。
  4. リストア対象期間と運用環境の確認
    バックアップテープ運用では通常、曜日毎に別々のテープにバックアップを行なう。 テープ異常が発生しても当該媒体を交換するだけで、運用は継続できるため、忘れられがちなのが、リストア対象期間となる。中には、週次、月次のバックアップデータを長期に保存し、何かあったら、このバックアップテープから過去のデータを回復しようとするケースがある。このような場合は、バックアップソフトを使用し、運用としてはバックアップを取ってはいるが、保管期間的にはアーカイブしていることと同等となるため、長期保存環境の確認が必要となる。

3.9.5 アーカイブにおける考慮点

  1. 塵埃の多い場所で使用しないこと
    防塵タイプの装置も販売されているが、それでも塵埃の粒子が細かいもの、粘着性をもつものなどについてはトラブルを起こす原因となるので、それらの発生源の近くに情報マネジメントシステムを設置しないことが望ましい。粒子の細かい塵埃の卑近な例としてはプリンターのトナーがある。また、医療機関で使用のバリュームも細かい塵埃となって飛散し、媒体・機器に付着すると空気中の湿度で粘着性を持つことから要注意である。時に、磁気テープの中に塵埃が巻きこまれると光ディスクのようにクリーニングはできないので、塵埃環境には注意を要する。
  2. データ移行時に向けての配慮
    使用中のアーカイブ機器/媒体が販売打ち切り、保守打ち切りになる事態も想定して、データ移行計画を立てておく必要がある。一番の課題は新システムへのデータ移行時間であるが、新システムへの移行時は新データの登録は新システムのみとし、旧システムは参照のみとすることで、データ移行に割り当てられる時間は大きくなる。
  3. データの保全性の向上
    重要なデータの保全性を高めるには、複数の種類の媒体を使用することが推奨される。磁気ディスク、テープ、光ディスクの3種の媒体に同一データを保管している事例もある。

3.10 ビジネス・プロセス管理

 ビジネス・プロセス管理(BPM: Business Process Management)は、ビジネス・プロセスに対して「分析」「設計」「実行」「モニタリング」「改善・再構築」というマネジメント・サイクルを適応し、継続的なプロセス改善を遂行しようという経営・業務改善コンセプトのことで、IT用語としては、前述のコンセプトを実行するために複数の業務プロセスや業務システムを統合・制御・自動化し、業務フロー全体を最適化するための技術やツールをいう。
  ビジネス・プロセス管理では、BPMエンジン、BPM基盤システムと呼ばれるシステムが利用されるが、業務プロセスや承認、意思決定を含めたビジネス・プロセスを管理・自動化する「ヒューマン・セントリック」と、システム同士を連携させる「システム・セントリック」に分類されるが、文書情報マネジメントでは、業務プロセス管理としてワークフロー・マネジメント・システム(WfM)が一般的である。
ワークフロー(Workflow)のコンセプトは、1980年代に帳票イメージを管理するためのドキュメント・イメージ・マネジメント・システムの機能として開発され、「仕事の流れ」「業務プロセス」を管理する概念として重要な要素となった。
  ドキュメント・スキャナで読み取った帳票イメージ(電子化文書)を帳票の業務プロセスに従って、担当者から担当者へ順次流していく、いわゆるペーパーフローを管理するソリューションとして膨大な情報資産を持つ米国国防総省やFBI、銀行・クレジット会社・生損保業界などの金融機関などが採用した。
  1990年代には帳票処理の生産性を高め、業務プロセスの改善を可能とするBPR(Business Process Re-engineering)に貢献できるソリューションとして注目された。